Comment utiliser Notion AI, le guide complet

Utilisez la puissance de l'IA pour voir plus grand, travailler plus vite et libérer votre créativité. Vous pouvez l'utiliser pour transformer votre texte, automatiser des tâches simples et générer de nouveaux contenus dans votre espace de travail. Dans ce guide nous allons voir comment utiliser l'IA de Notion.

Notion AI est l'assistant personnel qui vous aide à voir plus grand, à travailler plus rapidement et à stimuler votre créativité dans votre espace de travail familier.

Si lire des documents, écrire du contenu ou prendre des notes fait partie de votre vie quotidienne, l'IA de Notion peut vous rendre plus productif. Plus besoin d'utiliser différents outils pour affiner votre style ou extraire les informations dont vous avez besoin. L'IA s'occupe : de la mise en forme, des formalités, voire de la génération de texte... elle vous libère des tâches secondaires pour que vous puissiez vous concentrer sur vos priorités.

Comment utiliser Notion AI

L'IA de Notion génère des réponses textuelles basées sur la question de l'utilisateur et le contexte de la page en cours.

Vous pouvez activer l'IA de Notion de trois manières, en fonction de ce dont vous avez besoin à ce moment-là.

• Pour améliorer le contenu existant, sélectionnez le texte et cliquez sur Demander à l'IA. Choisissez ensuite une option dans la liste déroulante ou écrivez simplement ce dont vous avez besoin.
• Pour résumer ou extraire des informations d'une page, tapez /IA pour afficher le bloc AI, ou laissez l'IA de Notion l'écrire pour vous.
• Pour générer un nouveau texte, appuyez sur la barre d'espace de votre clavier sur une nouvelle page ou ligne et écrivez ce que vous voulez dedans.

Dans ce guide, nous verrons comment ces trois actions principales peuvent vous aider à optimiser la façon dont vous écrivez, lisez et modifiez des documents.

Perdez moins de temps

L'IA est souvent décrite comme un outil qui génère des informations à partir de "prompts", c'est-à-dire à partir des instructions textuelles que l'IA utilisera pour générer du contenu. L'IA de Notion sait quoi faire. Cependant, sa capacité à finaliser et à organiser des groupements d'idées et de contenu se démarque.

Sélectionnez du texte et cliquez pour laisser l'IA déléguer des tâches chronophages qu'elle peut effectuer pour vous en quelques secondes : extraire les "tâches" de vos minutes de réunion, générer des informations exploitables à partir de vos études de marché et même générer des traductions de haute qualité.

Rendez vos réunions plus simples

Résumer le contenu d'une réunion à partir de notes désordonnées peut prendre du temps et être fastidieux. Vous savez de quoi vous avez parlez, et tous les participants savent de quoi vous avez parlez, mais tout doit être mis noir sur blanc. Sinon, les informations seront perdues en cours de route. Bonne nouvelle : l'IA de Notion peut le faire pour vous.

Les blocs AI spéciaux (blocs résumé, tâches et blocs AI personnalisés) vous permettent d'exploiter toute la puissance de Notion AI dans le contexte de votre page pour créer un contenu personnalisé. De plus, ces blocs peuvent être intégrés dans vos modèles de base de données pour simplifier vos réunions.

Trois "modules avancés" permettent une utilisation ciblée des fonctions de l'IA.

/résumé : pour récapituler les points essentiels et créer en quelques secondes un résumé clair à transmettre à votre équipe. Notion AI va lire vos documents pour générer des synthèses.

/tâches à accomplir : pour récupérer les prochaines étapes à suivre. Que ce soit à partir d’une transcription complète d’un appel téléphonique ou de prises de notes, l’IA de Notion vous aide à trouver vos prochains objectifs.

/bloc d’IA personnalisé : pour écrire tout ce que vous souhaitez. Demandez à l’IA de Notion de développer une idée abordée sur une page donnée, ou d’écrire un contre-argument à votre raisonnement. Plutôt que de partir de rien, ce bloc utilise ce qui se trouve sur la page pour vous générer du contenu, ce qui permet d’obtenir un résultat plus satisfaisant.

Utilisez votre imagination

Parfois, les idées viennent facilement pour une page, mais mettre en forme ces mêmes idées pour en faire un document à partager peut prendre des heures. Avec à l’IA de Notion, vous pouvez rapidement transformer de simples notes en documents présentables. Voici quelques exemples de ce que vous pouvez faire directement dans votre espace de travail :

• Commencez une liste avec quelques éléments, puis laissez l’IA continuer. Une description d’offre d’emploi, une évaluation de performance, ou n’importe quel autre sujet. Vous pouvez écrire une liste de besoins ou d’objectifs, puis demander à l’IA de « créer un paragraphe développant ce contenu » ou de « rendre ce texte plus professionnel », et le tour est joué

• Identifiez rapidement les points importants : utilisez l’IA pour repérer les parties les plus importantes d’un document et en extraire rapidement l’essentiel pour ne pas avoir à le lire dans le détail. Vous pouvez demander à l’IA de « créer une liste à puces qui récapitule les éléments importants » ou même de « résumer ces informations dans un tableau ».
• Analysez de grands ensembles de textes : plus besoin de trier des centaines de résultats d’enquêtes à questions ouvertes pour comprendre le sentiment d’un groupe. Avec l’IA de Notion, vous pouvez sélectionner un texte volumineux et demander un résumé de n’importe quelle longueur sous forme de liste à puces. Vous pouvez, par exemple, demander à l’IA d’« extraire les cinq thèmes les plus récurrents de ces données » ou de compter combien de fois une demande spécifique a été mentionnée.

Donnez une nouvelle forme à votre contenu

Vous n’avez plus à passer d’un outil à l’autre ou à attendre la révision de votre texte pour passer à la phase de rédaction suivante lorsque vous rédigez un long document. L’IA de Notion vous aide à transformer rapidement le contenu existant en quelque chose de plus adapté à la tâche à accomplir, sans avoir à le retravailler manuellement. Que vous ayez besoin d’adapter le ton d’un document, de corriger l’orthographe et la grammaire, de trouver des synonymes ou de traduire du contenu dans une autre langue, l’IA de Notion peut faire tout cela en quelques secondes.

Elle vous permet de progresser rapidement d’une tâche à l’autre et de produire un contenu adapté à chaque situation. Voici un aperçu de ce que l’IA peut faire pour vous :

• Adapter le ton de vos écrits : la façon dont vous abordez un sujet avec un collègue n’est pas forcément la meilleure façon de l’aborder auprès de l’équipe de direction, même si le message à faire passer est, en substance, le même. Prenez un brouillon existant ou un paragraphe qui résume votre cheminement de pensée, et demandez à l’IA de Notion de « rendre ce contenu plus professionnel », ou de « résumer les points clés pour avoir une vue d’ensemble ».
• Traduire du contenu dans une autre langue : si vous travaillez avec une équipe ou des clients internationaux, vous savez à quel point la traduction peut prendre du temps. Vous devez copier votre texte, le coller dans une autre application, attendre le résultat et faire un nouveau copier-coller, puis recommencer… Avec l’IA de Notion, vous pouvez générer des traductions rapides et précises dans de nombreuses langues, directement là où vous travaillez.
• Générer des synonymes et des définitions : si vous lisez un document complexe et avez besoin de définir rapidement certains mots, ou que vous êtes en pleine rédaction, en quête de la bonne formulation pour faire passer votre idée, l’IA de Notion peut vous aider. Écrivez rapidement vos idées sur votre page, comme elles vous viennent. Puis, sélectionnez un bout de votre texte, et cliquez sur une option dans le menu déroulant.

Inventer du nouveau contenu

Syndrome de la page blanche ? Demandez un coup de pouce (ou même une ébauche complète) à l’IA de Notion pour démarrer. Il vous suffit de fournir un prompt ou quelques idées initiales pour que l’IA génère du contenu dans le format demandé. Une fois le contenu généré, vous pouvez continuer à demander des révisions à l’IA de Notion jusqu’à ce que le résultat vous convienne. Ensuite, vous n’avez plus qu’à peaufiner.

Faites des prompts efficaces

Voici quelques conseils concernant les prompts que vous pourrez demander à l'IA de Notion, en les respectant vous augmentez vos chances d'avoir un résultat satisfaisant :

• Pour commencer, définissez clairement votre objectif. Que voulez-vous que l’IA génère pour vous ?
• Soyez spécifique, dites précisément ce dont vous avez besoin. Cela aidera l’IA à comprendre ce que vous lui demandez et à générer un résultat plus précis.
• Fournissez autant de contexte que possible. Pensez à inclure toutes les informations contextuelles utiles, des mots-clés et vos exigences, comme la longueur du contenu ou le ton souhaité.
• Restez simple. Évitez d’utiliser un langage trop compliqué ou du jargon.