Comment utiliser Copilot dans Teams pour résumer une réunion

Pour utiliser Copilot dans Teams pour résumer une réunion, il faut généralement disposer d’une licence compatible, autoriser Copilot dans les options de la réunion et activer la transcription lorsque le compte rendu doit rester disponible après l’appel. Ce guide explique comment générer un résumé de réunion Teams, obtenir la liste des décisions et des tâches, vérifier la fiabilité du résultat et résoudre les principaux problèmes.

Qu’est-ce que Copilot dans Teams pour les réunions ?

Copilot est l’assistant d’intelligence artificielle de Microsoft 365 intégré à Teams. Pendant ou après une réunion, il analyse les échanges disponibles pour produire des réponses structurées à partir de questions en langage naturel.

Copilot peut notamment :

résumer les sujets abordés ;
identifier les décisions prises ;
lister les tâches à effectuer ;
associer une action à un responsable lorsqu’il est clairement mentionné ;
repérer les questions restées sans réponse ;
retrouver le moment où un sujet a été évoqué ;
comparer les points de vue exprimés ;
générer un compte rendu plus court ou plus détaillé.

Il ne s’agit toutefois pas d’un procès-verbal parfaitement fiable par défaut. Le résumé dépend de la qualité de la transcription, de la configuration de la réunion et de la précision des échanges.

Copilot et le récapitulatif intelligent : quelle différence ?

Dans Teams, plusieurs fonctions d’intelligence artificielle peuvent être visibles dans l’onglet Récapitulatif :

Copilot dans les réunions permet de poser des questions et de demander des synthèses personnalisées ;
le récapitulatif intelligent peut générer automatiquement des notes, des tâches et des mentions importantes ;
la transcription convertit les paroles des participants en texte ;
l’enregistrement conserve une vidéo et un fichier audio de la réunion.

Ces fonctions sont liées, mais elles ne sont pas identiques. Une réunion peut être transcrite sans être enregistrée en vidéo. Pour obtenir un résumé après la réunion, la transcription est généralement l’élément le plus important.

Conditions nécessaires pour utiliser Copilot dans Teams

Avant de chercher le bouton Copilot, vérifiez les conditions suivantes.

Une licence Microsoft compatible

Les droits dépendent du compte utilisé, de l’abonnement Microsoft 365 et des règles définies par l’organisation. Les fonctions les plus courantes sont associées à :

une licence Microsoft 365 Copilot ;
une licence Teams Premium pour certaines fonctions de récapitulatif intelligent ;
une offre professionnelle ou scolaire Microsoft 365 compatible avec Teams.

Teams Premium ne donne pas systématiquement accès à toutes les fonctions conversationnelles de Microsoft 365 Copilot. Les possibilités exactes peuvent varier selon l’abonnement, le type de réunion et les politiques de l’administrateur.

Une réunion Teams autorisée par l’organisation

L’administrateur Microsoft 365 peut désactiver Copilot au niveau de l’organisation ou limiter son utilisation à certains utilisateurs. Le bouton peut donc être absent même si une licence semble disponible.

Les restrictions peuvent concerner :

l’utilisation de Copilot pendant la réunion ;
la conservation de Copilot après la réunion ;
la transcription ;
l’enregistrement ;
les réunions avec des participants externes ;
les réunions de canal ou les réunions ad hoc.

Une transcription pour le résumé après la réunion

Pour interroger Copilot après la fin de la réunion, il faut généralement qu’une transcription soit disponible. Selon les paramètres choisis, Copilot peut parfois fonctionner pendant la réunion sans créer un historique exploitable après la fin de l’appel.

À retenir :

Copilot pendant la réunion peut fournir des réponses en temps réel ;
Copilot après la réunion nécessite généralement une transcription conservée dans le récapitulatif ;
l’enregistrement vidéo n’est pas toujours obligatoire ;
une transcription supprimée ou arrivée à expiration ne pourra plus servir à générer un résumé.

Comment activer Copilot avant une réunion Teams ?

La configuration avant l’appel évite de découvrir trop tard que la transcription ou le récapitulatif est désactivé.

1. Ouvrir les options de la réunion

Dans Teams :

Ouvrez Calendrier.
Sélectionnez la réunion concernée.
Cliquez sur Options de la réunion.
Recherchez la section dédiée à Copilot et aux autres fonctions d’intelligence artificielle.

L’intitulé exact peut changer selon la version de Teams, le système d’exploitation et la langue de l’interface.

2. Choisir le mode d’utilisation de Copilot

Les options disponibles ressemblent généralement à celles-ci :

Pendant et après la réunion : recommandé pour obtenir un récapitulatif après l’appel ;
Uniquement pendant la réunion : utile pour poser des questions en direct, sans garantir un accès ultérieur complet ;
Désactivé : Copilot ne peut pas être utilisé.

Pour générer un compte rendu automatique après la réunion, sélectionnez Pendant et après la réunion, si cette option est disponible.

3. Vérifier la transcription

Activez ou autorisez la transcription dans les options de la réunion, lorsque cette fonction est proposée séparément. Certaines organisations imposent une validation ou une notification aux participants avant le démarrage.

Il est préférable d’indiquer aux participants que la réunion sera transcrite. Cette information permet de respecter les règles internes de confidentialité et les obligations applicables dans l’organisation.

4. Préparer une réunion facile à résumer

Copilot produit de meilleurs résultats lorsque la réunion est structurée. Avant l’appel :

ajoutez un ordre du jour dans l’invitation ;
indiquez les décisions attendues ;
demandez aux participants de se présenter clairement ;
évitez que plusieurs personnes parlent en même temps ;
utilisez des phrases explicites comme « la décision est… » ou « l’échéance est fixée au… ».

Cette préparation améliore la détection des décisions, des responsables et des dates.

Comment utiliser Copilot pendant une réunion Teams ?

L’utilisation en direct permet de demander un résumé provisoire, de retrouver un point déjà évoqué ou de vérifier les décisions prises jusqu’à un moment donné.

Étapes à suivre

Rejoignez la réunion depuis l’application Teams pour ordinateur ou depuis Teams sur le web.
Repérez le bouton Copilot dans la barre de contrôle de la réunion.
Si le bouton n’est pas visible, ouvrez le menu Plus représenté par trois points.
Cliquez sur Copilot ou Activer Copilot, selon l’interface.
Acceptez les éventuelles informations relatives à la transcription et au traitement des échanges.
Saisissez une question dans le panneau Copilot.
Demandez une nouvelle synthèse ou affinez la réponse avec une consigne plus précise.

Copilot analyse les éléments disponibles jusqu’à l’instant où la question est posée. Un résumé demandé au milieu de la réunion sera donc incomplet par rapport à celui généré après la fin de l’appel.

Exemples de questions à poser pendant la réunion

Les prompts suivants peuvent être utilisés directement :

« Résume les principaux points abordés jusqu’à présent. »
« Quelles décisions ont été prises pendant cette réunion ? »
« Liste les actions à réaliser, les responsables et les échéances mentionnées. »
« Quelles questions restent sans réponse ? »
« Quels arguments ont été avancés en faveur de cette proposition ? »
« Quels sont les désaccords entre les participants ? »
« Prépare un résumé en cinq points pour une personne absente. »
« Indique les informations qui n’ont pas été confirmées explicitement. »

Pour limiter les erreurs, demandez à Copilot de distinguer les faits établis des suppositions :

« Résume uniquement les informations explicitement mentionnées dans la réunion. Pour chaque élément, indique s’il s’agit d’une décision, d’une proposition ou d’une question ouverte. »

Comment résumer une réunion Teams après sa fin ?

Le résumé après la réunion est généralement plus complet, car Copilot peut s’appuyer sur l’ensemble de la transcription disponible.

1. Ouvrir la réunion terminée

Dans Teams :

Cliquez sur Conversation ou Chat.
Ouvrez la conversation associée à la réunion.
Sélectionnez l’onglet Récapitulatif.

Une autre méthode consiste à passer par Calendrier, à ouvrir l’événement terminé, puis à cliquer sur Récapitulatif.

2. Ouvrir Copilot

Dans le récapitulatif, recherchez un bouton tel que :

Copilot ;
Ouvrir Copilot ;
Demander à Copilot ;
Notes générées par l’IA.

L’interface peut varier selon les mises à jour de Teams et les licences disponibles. Si Copilot est accessible, une zone de saisie permet de poser une question sur la réunion.

3. Demander un compte rendu structuré

Pour un résultat exploitable, évitez la demande trop vague « Résume la réunion ». Préférez une consigne qui précise le format attendu :

« Rédige un compte rendu professionnel en français avec les sections suivantes : objectif de la réunion, sujets abordés, décisions prises, tâches à réaliser, responsable de chaque tâche, échéance et questions ouvertes. Indique “non précisé” lorsqu’une information n’a pas été mentionnée. »

Autres formulations utiles :

« Fais un résumé de 150 mots destiné à un participant absent. »

« Présente les décisions et les actions dans un tableau. Ne déduis pas de responsable ou de date lorsqu’ils n’ont pas été explicitement indiqués. »

« Identifie les trois prochaines étapes prioritaires et explique sur quel passage de la réunion elles reposent. »

« Reformule le compte rendu dans un ton formel pour l’envoyer par e-mail aux participants. »

4. Vérifier et partager le résultat

Avant de diffuser le résumé :

Comparez les décisions avec la transcription.
Vérifiez les noms des personnes et des projets.
Contrôlez les dates, montants et échéances.
Corrigez les formulations trop affirmatives.
Ajoutez les éléments absents de la discussion.
Copiez le résultat dans le chat, un document Word, OneNote ou un espace de travail partagé.

Le résumé généré par Copilot doit être considéré comme une première version du compte rendu, et non comme une validation automatique des décisions.

Comment obtenir une liste fiable des tâches et décisions ?

Copilot repère les actions, mais la qualité du résultat dépend de la façon dont elles ont été formulées pendant la réunion.

Une phrase comme :

« Sophie envoie la version corrigée vendredi avant 17 heures »

est plus facilement interprétée qu’une phrase vague comme :

« Il faudrait regarder ça rapidement. »

Pour améliorer le résultat, demandez une sortie structurée :

|---|---|---|---|

Prompt recommandé :

« Extrais toutes les actions mentionnées. Pour chacune, indique la formulation exacte de l’action, le responsable et l’échéance. Si le responsable ou la date n’est pas clairement indiqué, écris “à confirmer” au lieu de faire une déduction. »

Cette méthode réduit les risques d’attribution erronée, notamment lorsque plusieurs personnes discutent d’un même sujet.

Que faire si le résumé Copilot n’apparaît pas ?

Plusieurs causes peuvent expliquer l’absence de Copilot ou du récapitulatif.

Le bouton Copilot est absent

Vérifiez :

que le compte utilisé possède la licence appropriée ;
que l’administrateur n’a pas désactivé la fonction ;
que la réunion est bien organisée dans Teams ;
que vous utilisez le bon compte professionnel ou scolaire ;
que Teams est à jour ;
que la fonction est disponible dans votre région et votre environnement Microsoft 365.

Si le bouton reste absent, contactez l’administrateur Microsoft 365.

La réunion est terminée, mais aucun résumé n’est disponible

Contrôlez les éléments suivants :

l’onglet Récapitulatif est-il visible ?
une transcription a-t-elle été créée ?
la transcription est-elle encore en cours de traitement ?
Copilot était-il autorisé après la réunion ?
la réunion a-t-elle été organisée par une autre entreprise ?
les règles de conservation ont-elles supprimé la transcription ?
votre compte dispose-t-il des droits pour accéder à la réunion ?

Le traitement peut prendre quelques minutes après la fin de l’appel. Il n’existe pas toujours de délai identique pour toutes les réunions.

La transcription est incorrecte

Les erreurs sont plus fréquentes lorsque :

plusieurs personnes parlent en même temps ;
les participants utilisent des microphones de mauvaise qualité ;
des acronymes ou noms propres sont employés ;
la langue de la réunion est mal définie ;
certains participants ont un fort accent ou un environnement bruyant.

Relisez toujours les passages qui contiennent des noms, des chiffres, des dates ou des décisions importantes.

Combien coûte Copilot dans Teams ?

Copilot dans Teams n’est pas nécessairement inclus dans tous les abonnements Microsoft 365. Le coût dépend notamment :

du type de licence Microsoft 365 ;
de l’ajout éventuel de Microsoft 365 Copilot ;
de l’utilisation de Teams Premium ;
du pays et du contrat de l’organisation ;
du nombre d’utilisateurs concernés.

Dans un environnement professionnel, la licence est souvent attribuée individuellement aux utilisateurs autorisés. Un participant sans licence peut avoir un accès limité aux fonctions de la réunion, selon les règles du locataire Microsoft 365 et les paramètres définis par l’organisateur.

Pour connaître le prix réel, consultez le centre d’administration Microsoft 365 ou le contrat de l’organisation. Les tarifs grand public et professionnels ne sont pas interchangeables.

Confidentialité et limites à connaître

La transcription et le résumé d’une réunion peuvent contenir des informations sensibles. Avant d’utiliser Copilot, vérifiez la politique interne relative :

aux données personnelles ;
aux informations commerciales confidentielles ;
aux réunions avec des clients ;
à l’enregistrement des échanges ;
à la conservation des transcriptions ;
au partage des comptes rendus.

Prévenez les participants lorsque la réunion est transcrite et appliquez les règles de consentement de l’organisation.

Copilot peut également :

mal attribuer une déclaration à un participant ;
confondre deux noms proches ;
transformer une hypothèse en décision ;
inventer une échéance absente de la discussion ;
omettre une nuance importante ;
interpréter incorrectement une phrase mal transcrite.

La meilleure pratique consiste à demander à Copilot de signaler les informations non confirmées, puis à comparer le compte rendu avec la transcription originale.

Quand utiliser Copilot pendant ou après la réunion ?

Le choix dépend du besoin :

Pendant la réunion : posez des questions en direct, retrouvez un point oublié ou vérifiez les décisions intermédiaires.
Après la réunion : demandez un compte rendu complet, une liste d’actions et un résumé pour les absents.
Sans enregistrement vidéo : une transcription peut suffire pour un résumé, si la configuration de Teams le permet.
Pour une décision sensible : utilisez Copilot comme aide à la préparation, puis faites valider le compte rendu par un participant responsable.
Pour une réunion récurrente : conservez un modèle de prompt afin d’obtenir des comptes rendus homogènes.

FAQ sur le résumé de réunion dans Teams

Peut-on résumer une réunion Teams sans y avoir assisté ?

Oui, si la personne dispose des droits d’accès à la conversation, au récapitulatif et à la transcription. Copilot peut alors générer un résumé à partir des éléments disponibles, même si l’utilisateur n’était pas présent.

Peut-on utiliser Copilot sans enregistrer la réunion ?

Oui, dans certains scénarios, l’enregistrement vidéo n’est pas indispensable. Pour un résumé après la réunion, une transcription accessible est généralement nécessaire.

Copilot résume-t-il une réunion en français ?

Copilot peut produire une réponse en français si la fonction est disponible dans l’environnement et si la langue est correctement reconnue. Demandez explicitement « Réponds en français » lorsque les échanges sont multilingues ou lorsque la transcription contient plusieurs langues.

Le résumé est-il automatiquement envoyé aux participants ?

Pas nécessairement. Copilot peut produire un résultat dans le récapitulatif, mais l’envoi par e-mail ou dans le chat dépend de l’utilisateur et des outils utilisés. Relisez le contenu avant de le partager.

Quelle est la meilleure phrase pour résumer une réunion Teams ?

Utilisez une consigne détaillée :

« Résume cette réunion en français. Sépare les objectifs, les sujets abordés, les décisions confirmées, les actions avec responsables et échéances, ainsi que les questions ouvertes. N’ajoute aucune information qui ne figure pas dans la transcription et marque “à confirmer” pour les éléments ambigus. »

Points clés à retenir

Copilot dans Teams peut résumer une réunion pendant ou après son déroulement.
Pour un compte rendu post-réunion, prévoyez généralement une transcription accessible.
Activez l’option Pendant et après la réunion lorsque cette possibilité est proposée.
Utilisez des prompts précis pour obtenir les décisions, les actions, les responsables et les échéances.
Vérifiez toujours les noms, les dates et les engagements avant de partager le résumé.
La disponibilité dépend de la licence, des paramètres de l’organisation et du type de réunion.
Copilot facilite la rédaction du compte rendu, mais ne remplace pas la validation humaine pour les décisions importantes.

Comment utiliser Copilot dans Teams pour résumer une réunion

Qu’est-ce que Copilot dans Teams pour les réunions ?

Copilot et le récapitulatif intelligent : quelle différence ?